Gemeinsam bearbeitete Dateien gehören in Synology Drive nicht in persönliche „Meine Dateien“-Ordner, sondern in einen passend geplanten Team-Ordner. Bevor du ihn aktivierst, solltest du prüfen, ob die gewünschte Freigabe bereits als gemeinsamer Ordner auf der Synology vorhanden ist und ob die beteiligten Benutzer über passende Rechte verfügen. Der erste sichere Schritt ist deshalb eine Bestandsaufnahme in DSM und im Synology-Drive-Adminbereich. Verschiebe oder synchronisiere noch keine produktiven Daten, solange Speicherort, Berechtigungen und Backup nicht feststehen.
Was ein Team-Ordner in Synology Drive leistet
Ein Team-Ordner verbindet einen gemeinsamen Ordner aus DSM mit Synology Drive. Dadurch können berechtigte Benutzer Dateien über den Drive-Webzugriff, den Desktop-Client oder die mobile App verwenden. Die Dateien bleiben dabei auf dem NAS gespeichert; Synology Drive stellt je nach gewählter Konfiguration zusätzlich Versionen, Synchronisierung und Freigabefunktionen bereit.
Wichtig ist die Trennung der Ebenen: Der gemeinsame Ordner liegt im Speicherpool und Volume, die Zugriffsrechte werden in DSM verwaltet und die Aktivierung für Drive erfolgt im Drive-Adminbereich. Ein Benutzer kann einen Ordner daher nur dann sinnvoll nutzen, wenn alle drei Voraussetzungen zusammenpassen. Ein fehlender Team-Ordner bedeutet nicht automatisch, dass die Daten verschwunden sind. Häufig ist der gemeinsame Ordner lediglich noch nicht für Synology Drive aktiviert.
Vor der Aktivierung die Datenstruktur prüfen
Lege zunächst fest, welche Dateien gemeinsam bearbeitet werden sollen. Ein einzelner Team-Ordner für sämtliche Abteilungen wirkt anfangs einfach, führt aber schnell zu unübersichtlichen Rechten und einer langen Ordnerliste. Besser ist eine Struktur, die sich an tatsächlichen Arbeitsbereichen orientiert, etwa „Projekte“, „Verwaltung“ oder „Marketing“.
Prüfe danach in Systemsteuerung > Gemeinsamer Ordner, ob der benötigte Ordner existiert und auf dem richtigen Volume liegt. Achte außerdem auf den freien Speicherplatz. Synology Drive kann Dateiversionen und zusätzliche Metadaten speichern, sodass der belegte Platz über die reine Größe der aktuellen Dateien hinauswachsen kann.
Wenn der Ordner bereits Daten enthält, solltest du vor Änderungen den aktuellen Zustand dokumentieren. Halte fest, welche Benutzer bisher Zugriff haben, ob verschlüsselte Unterordner verwendet werden und ob Anwendungen wie Hyper Backup, Active Backup oder eine andere Sicherung den Ordner erfassen. Eine Aktivierung für Drive ersetzt kein Backup und verändert nicht automatisch die vorhandene Sicherungsstrategie.
Benutzer und Gruppen sinnvoll vorbereiten
Vergebe Rechte möglichst über Gruppen statt einzeln über viele Benutzerkonten. Eine Gruppe wie „Projektteam“ lässt sich später leichter pflegen, wenn Mitarbeiter hinzukommen oder ausscheiden. Einzelrechte bleiben für Ausnahmen möglich, sollten aber nicht zur Grundstruktur werden.
In DSM kannst du für den gemeinsamen Ordner Leserechte, Schreibrechte oder keinen Zugriff vergeben. Diese Freigabe bildet die Obergrenze: Synology Drive darf keine Dateien zugänglich machen, die ein Benutzer auf Ebene des gemeinsamen Ordners nicht öffnen darf. Umgekehrt kann ein zu weit gefasstes DSM-Recht dazu führen, dass ein Benutzer im Drive-Client mehr sieht als beabsichtigt.
- Leserechte eignen sich für Ordner mit Vorlagen, Richtlinien oder veröffentlichten Dokumenten.
- Schreibrechte sind für gemeinsam bearbeitete Dateien erforderlich.
- Kein Zugriff verhindert den Zugriff auf den gesamten gemeinsamen Ordner.
- Unterordnerberechtigungen können die Grundrechte weiter einschränken, sollten aber nachvollziehbar dokumentiert werden.
Vermeide gemeinsame Benutzerkonten. Sie erschweren die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und machen es schwieriger, Zugriffe nach einem Teamwechsel sauber zu entfernen. Für externe Personen sind separate Konten mit begrenzten Rechten sicherer als ein allgemeines Teamkonto.
Den gemeinsamen Ordner in Drive aktivieren
Öffne im DSM das Paket Synology Drive Admin Console und wechsle zum Bereich für Team-Ordner. Je nach DSM- und Drive-Version kann die Bezeichnung leicht abweichen. Entscheidend ist die Funktion, mit der du vorhandene gemeinsame Ordner für Synology Drive freigibst.
- Wähle den gemeinsamen Ordner aus, der im Drive-Portal erscheinen soll.
- Aktiviere ihn als Team-Ordner.
- Prüfe die verfügbaren Einstellungen für Versionierung, Papierkorb oder Dateiverwaltung.
- Speichere die Änderung und warte, bis Drive den Ordner verarbeitet hat.
Bei großen Ordnern kann die erste Verarbeitung Zeit benötigen. Während dieser Phase solltest du keine umfangreichen Verschiebeaktionen starten und nicht mehrere Clients gleichzeitig mit einer neuen Synchronisierungsaufgabe belasten. Prüfe zuerst im Drive-Portal, ob der Ordner sichtbar ist und ob die erwarteten Dateien erscheinen.
Die Aktivierung erzeugt normalerweise keinen neuen Datenbestand. Sie bindet den vorhandenen gemeinsamen Ordner in Synology Drive ein. Trotzdem solltest du vor einer Umstrukturierung kontrollieren, ob bereits ein gleichnamiger Ordner synchronisiert wird. Sonst können lokale Dateien und NAS-Dateien miteinander vermischt werden.
Ordnerrechte nach der Aktivierung testen
Teste die Freigabe mit mindestens zwei Konten: einem Benutzer mit Schreibrechten und einem Benutzer mit Leserechten. Melde dich nach Möglichkeit in einem privaten Browserfenster am Drive-Webportal an, damit keine alte Sitzung das Ergebnis verfälscht.
Der Schreibtest sollte eine ungefährliche Testdatei umfassen. Erstelle sie, benenne sie um und lösche sie anschließend wieder. Prüfe danach, ob ein Benutzer mit Leserechten die Datei öffnen, aber nicht verändern oder löschen kann. Ein fehlgeschlagener Test zeigt, dass die Berechtigungen noch nicht zusammenpassen. Ändere dann gezielt die Rechte in DSM oder auf Unterordnerebene, statt pauschal allen Benutzern Vollzugriff zu geben.
Kontrolliere auch die Darstellung im Desktop-Client. Ein Ordner kann im Webportal sichtbar sein, ohne bereits auf jedem Computer synchronisiert zu werden. Bei Bedarf muss der Benutzer den Team-Ordner im Synology-Drive-Client als Synchronisierungsaufgabe auswählen. Dabei sollte er nur die benötigten Ordner synchronisieren, besonders bei Notebooks mit begrenztem Speicherplatz.
Synchronisierung und lokale Kopien sauber planen
Ein Team-Ordner kann auf dem NAS zentral bearbeitet werden, ohne dass jeder Mitarbeiter sämtliche Dateien lokal vorhalten muss. Für große Projektarchive ist selektive Synchronisierung oft sinnvoller als eine vollständige Kopie. So bleiben selten benötigte Daten auf dem NAS, während aktive Projektordner lokal verfügbar sind.
Beachte, dass eine Synchronisierung keine unabhängige Sicherung darstellt. Wird eine Datei auf dem NAS gelöscht oder beschädigt, kann die Änderung je nach Synchronisierungsrichtung auch auf lokale Kopien übertragen werden. Eine lokale Synchronisierung schützt daher nicht zuverlässig vor Ransomware, Fehlbedienung oder einem Defekt des NAS.
Lege zusätzlich fest, welche Dateitypen nicht synchronisiert werden sollen. Temporäre Dateien, Cache-Verzeichnisse und Datenbanken eignen sich meist nicht für eine klassische Dateisynchronisierung. Anwendungen, die gleichzeitig auf dieselbe Datenbankdatei zugreifen, benötigen eine dafür geeignete Freigabe- oder Backup-Lösung.
Versionierung und Papierkorb richtig einordnen
Die Versionierung in Synology Drive kann ältere Dateistände verfügbar halten. Sie hilft beispielsweise, wenn ein Dokument versehentlich überschrieben wurde. Sie ist jedoch kein vollständiger Ersatz für ein Backup, weil Versionen weiterhin auf demselben NAS und häufig auf demselben Speicherpool liegen.
Plane die Anzahl der Versionen nach dem tatsächlichen Arbeitsablauf und dem verfügbaren Speicher. Viele Versionen großer Dateien können den Speicherbedarf erheblich erhöhen. Bei Dateien, die sich häufig ändern, ist eine passende Aufbewahrungsregel wichtiger als eine pauschal möglichst hohe Versionszahl.
Der Papierkorb schützt vor bestimmten Löschvorgängen, verbraucht aber ebenfalls Speicherplatz. Lege fest, wer ihn leeren darf und wie lange gelöschte Inhalte erhalten bleiben sollen. Bei wichtigen Geschäftsdaten müssen Aufbewahrung, Datenschutz und Wiederherstellung zusätzlich zur technischen Funktion berücksichtigt werden.
Typische Ursachen für unübersichtliche Freigaben
Unordnung entsteht häufig, wenn persönliche Drive-Ordner, Team-Ordner und klassische SMB-Freigaben parallel verwendet werden. Nutzer speichern dann dieselbe Datei an mehreren Stellen, während unterschiedliche Berechtigungen gelten. Definiere deshalb pro Arbeitsbereich einen führenden Speicherort und kommuniziere, ob Dateien im Browser, über den Drive-Client oder über SMB bearbeitet werden sollen.
Auch verschachtelte Freigaben können Probleme verursachen. Wenn ein Benutzer auf einem übergeordneten Ordner Zugriff hat, aber ein Unterordner abweichende Rechte besitzt, ist das Ergebnis nicht immer auf den ersten Blick verständlich. Dokumentiere sensible Unterordner und prüfe sie mit einem Testkonto.
Ein weiterer Fehler ist die direkte Vergabe von Administratorrechten. Für die alltägliche Dateiarbeit sind solche Rechte nicht erforderlich. Beschränke Benutzer auf die Ordner und Funktionen, die sie tatsächlich benötigen, und verwende für Verwaltungsaufgaben ein separates Administratorkonto.
Backup vor dem produktiven Einsatz prüfen
Bevor du einen Team-Ordner zum zentralen Arbeitsbereich machst, muss klar sein, wie seine Daten gesichert und wiederhergestellt werden. Das Backup sollte den gemeinsamen Ordner, die relevanten Drive-Daten und bei Bedarf die Konfiguration der Benutzer- und Gruppenrechte berücksichtigen.
Ein belastbarer Plan folgt möglichst dem 3-2-1-Prinzip: mindestens drei Kopien, auf zwei unterschiedlichen Medien und eine davon an einem anderen Standort. Snapshots können schnelle Rücksprünge ermöglichen, schützen aber nicht automatisch gegen jeden Ausfall. Eine externe oder räumlich getrennte Kopie bleibt wichtig.
Führe vor dem Start einen kleinen Wiederherstellungstest durch. Stelle eine einzelne Testdatei an einem separaten Ort wieder her und prüfe, ob Inhalt, Dateiname und Berechtigungen wie erwartet ankommen. Erst ein erfolgreicher Restore-Test zeigt, dass das Backup im Ernstfall nutzbar ist.
Eine klare Regel für den täglichen Betrieb
Nach der Aktivierung sollte jeder Team-Ordner einen verantwortlichen Bereich und eine kurze Nutzungsregel erhalten. Darin stehen der Speicherort, die zuständigen Gruppen, die erlaubten Dateitypen, die Versionierungsdauer und das Vorgehen bei versehentlichen Löschungen.
Wenn die Struktur wächst, solltest du nicht reflexartig weitere Freigaben anlegen. Prüfe zuerst, ob ein Unterordner mit sauber gepflegten Gruppenrechten ausreicht. Neue Team-Ordner sind dann sinnvoll, wenn sich Zuständigkeit, Zugriffskreis oder Aufbewahrung deutlich unterscheiden. So bleibt die Drive-Oberfläche übersichtlich und die Rechteprüfung beherrschbar.
Der sichere Weg besteht damit aus vier getrennten Prüfungen: Der gemeinsame Ordner muss am richtigen Speicherort liegen, die DSM-Rechte müssen zur Arbeitsgruppe passen, Synology Drive muss den Ordner korrekt als Team-Ordner führen und ein unabhängiges Backup muss die Wiederherstellung ermöglichen. Erst wenn diese Ebenen zusammenpassen, sollte der Ordner als zentrale Arbeitsfläche im Team dienen.
Fragen und Antworten zu Synology Team-Ordnern
Warum wird ein gemeinsamer Ordner trotz Aktivierung nicht im Synology-Drive-Client angezeigt?
Prüfe zuerst, ob der Benutzer auf DSM-Ebene mindestens Leserechte für den gemeinsamen Ordner besitzt und ob der Ordner in der Drive-Admin-Konsole tatsächlich als Team-Ordner aktiviert ist. Danach muss der Ordner im Desktop-Client als Synchronisierungsaufgabe ausgewählt werden; die Aktivierung allein legt nicht automatisch eine lokale Synchronisierung an.
Kann ich einen vorhandenen gemeinsamen Ordner später als Synology Team-Ordner nutzen?
Ja, ein bereits bestehender gemeinsamer Ordner kann in der Regel für Synology Drive aktiviert werden, ohne dass dafür ein zweiter Datenbestand angelegt werden muss. Vorher solltest du jedoch prüfen, ob bereits andere Synchronisierungsaufgaben, Freigabelinks oder Anwendungen auf diesen Speicherort zugreifen.
Welche Rechte benötigt ein Benutzer, um Dateien im Team-Ordner zu bearbeiten?
Für das Erstellen, Ändern und Löschen von Dateien braucht der Benutzer auf dem gemeinsamen Ordner und gegebenenfalls auf den Unterordnern passende Schreibrechte. Synology Drive kann fehlende DSM-Berechtigungen nicht ausgleichen, während zu weit gefasste Rechte den Zugriff unnötig ausdehnen können.
Ist ein Synology Team-Ordner für externe Personen geeignet?
Für gelegentliche externe Zugriffe sind zeitlich und inhaltlich begrenzte Freigabelinks oder separate Benutzerkonten meist kontrollierbarer als ein dauerhaft offener Team-Ordner. Wenn externe Personen regelmäßig Dateien bearbeiten sollen, solltest du eigene Konten, minimale Rechte, starke Authentifizierung und eine regelmäßige Prüfung nicht mehr benötigter Zugriffe einplanen.
Was passiert mit einem Team-Ordner, wenn Synology Drive deaktiviert wird?
Das Deaktivieren der Drive-Funktion entfernt nicht automatisch den zugrunde liegenden gemeinsamen Ordner aus DSM. Die Dateien bleiben dort grundsätzlich bestehen, sind aber möglicherweise nicht mehr über die bisherigen Drive-Funktionen wie Webzugriff, Versionierung oder Synchronisierung verfügbar.
Wie verhindere ich, dass ein Team-Ordner den Speicherplatz des NAS unerwartet füllt?
Überwache neben der aktuellen Dateigröße auch Versionen, Papierkorb, lokale Synchronisierung und temporär erzeugte Daten. Begrenze Versionierungs- und Aufbewahrungsregeln passend zum Arbeitsbereich und kontrolliere den freien Platz im Volume, bevor Drive-Synchronisierungen oder umfangreiche Dateiimporte gestartet werden.